Järkevä - Tilaajanohje

 

Tässä artikkelissa esitämme mallin tilaajanohjeen. Malli on vapaasti käytettävissänne ja suosittelemme muokkaamaan sitä yhtiönne tarpeisiin sopivaksi.

Ohjeistus on ladattavissa word-dokumenttina tämän artikkelin lopussa.

 

Tilaajan ohje

Esipuhe

Tämän ohjeen tarkoituksena on antaa tilaajalle tietoja rakennusurakan perusasioista, joita tilaajan on hyvä tietää sekä edesauttaa urakan etenemistä sekä yhteistyötä tilaajan ja urakoitsijan välillä.TILAAJAN TULEE TUTUSTUA TÄHÄN OHJEESEEN TARKASTI ENNEN TARJOUKSEN HYVÄKSYMISTÄ.

 

Sisällyluettelo

1       Urakan sisältö ja urakkatarjous
1.1     Työt
1.2     Materiaalit
1.3     Sähköt, vedet ja muut kulut
1.4     Kohde ja katselmukset
1.5     Piilevät vauriot
1.6     Piirrustukset ja suunnitelmat
1.7     Aikataulu
1.8     Muut urakoitsijat
1.9     Laskutus
2       Urakan aikana
2.1     Työjärjestys
2.2     Laadunvalvonta
2.3     Muutos- ja lisätyöt
2.4     Työturvallisuus
2.5     Reklamaatiot
3       Urakan jälkeen
3.1     Luovutustarkastus
3.2     Urakan jälkeiset korjauskäynnit

 

Urakan sisältö ja urakkatarjous

Työt

Urakan sisältö sovitaan ennen urakan alkamista aina kirjallisena. Yhtiö Oy antaa urakasta aina tarjouksen, jossa urakan sisältö on erikseen määritelty. Urakkatarjouksessa on aina lisätyötuntihinta, jota sovelletaan muutos- ja lisätöissä. Kaikki työt, joita urakkatarjouksessa ei ole määritelty, tehdään ja laskutetaan aina lisätyötuntihinnan mukaan, ja näin ollen aiheuttavat lisäkustannuksia tilaajalle. Tästä syystä urakan sisältö tulee olla kirjattuna tarjoukseen mahdollisimman selvästi, jolloin vältetään myös tilaajalle aiheutuvat lisäkustannukset. Yhtiö Oy:n töissä on aina asennusvirhetakuu. Mahdolliset asennusvirheet korjataan aina ilman veloitusta. Takuussa on hyvä huomioida myös materiaalien takuuajat; tästä lisää kohdassa ”b. Materiaalit”. Saadessasi tarjouksen tarkasta, että urakan sisältö on haluamasi mukainen. Jos tarjouksessa on puutteita, pyydä tarjoukseen tarkennuksia.

 

Materiaalit

Urakka voi sisältää rakennusmateriaalit tai halutessaan tilaaja voi hankkia materiaalit itse. Kummassakin tapauksessa tulee käytettävät materiaalit sopia urakoitsijan ja tilaajan välillä ennen urakkatarjouksen antamista ja tarjouksessa tulee olla määriteltynä tarkasti, mitä materiaaleja urakka sisältää. Materiaalit tulee olla toimitettuna työmaalle hyvissä ajoin, jotta työt etenevät tehokkaasti ja aikataulun mukaisesti. Yhtiö Oy suosittelee hankkimaan materiaalit urakoitsijan kautta, jolloin urakoitsija vastaa materiaalien työkohteeseen hankkimisesta, ja näin ollen tilaajalle ei aiheudu lisäkustannuksia mahdollisten materiaalipuutteiden aiheuttamista odotusajoista.

Materiaalien laaduissa on suuria eroja. Yhtiö Oy suosittelee käyttämään laadukkaita rakennusmateriaaleja työn etenemisen ja työn keston kannalta. Kaikki tilaajan hankkimista materiaaleista johtuvat korjaustyöt laskutetaan erikseen lisätyötuntihilla toteutuneiden tuntien mukaisesti. Työn takuu on aina korkeintaan materiaalitoimittajan tuotetakuun mukainen, eli halvempien tuotteiden kohdalla myös työn takuu on merkittävästi lyhyempi. Saadessasi tarjouksen tarkasta, että urakan sisältö on haluamasi mukainen. Jos tarjouksessa on puutteita, pyydä tarjoukseen tarkennuksia.

 

Sähköt, vedet ja muut kulut

Lähtökohtaisesti työkohteessa työstä aiheutuvista sähkö- ja muista vastaavista kuluista vastaa tilaaja. Jos kuitenkin haluatte urakoitsijan vastaavan näistä kuluista, tulee tästä erikseen olla merkintä tarjouksessa.

 

Kohde ja katselmukset

Urakkakohteessa olevista erikoispiirteistä, kuten kulkureiteistä, asuvista asukkaista, lämmityksen saatavuudesta jne., tulee aina ilmoittaa etukäteen tarjousta pyydettäessä.

Yhtiö Oy tutustuu kaikkiin kohteisiin, jossa urakka- ja työosuus ylittää 3000,00 euron kokonaissumman. Alle tämän tilausmäärän kohteissa katselmus tehdään mahdollisuuksien mukaan huomioiden matkat ja työaika. Ymmärrettävää on, ettei neljän (4) tunnin töiden takia ole yhtiölle kannattavaa käyttää katselmukseen toista neljän (4) tunnin työaikaa. Määrittele urakkakohteen poikkeusolosuhteet, sijaintiosoite ja työn kokonaisuus tarjouspyynnön yhteydessä.

 

Piilevät vauriot

Joskus urakkakohteessa voi työnteon aikana ilmetä erillaisia piileviä vaurioita, esimerkiksi rakenteeseen tai kosteuteen liittyen. Tällöin yhtiö tarjoaa tilaajalle seuraavaa toimitapaa:

1.Vaurioiden havaitsemiseen mennessä tehdyt työt laskutetaan urakkaosioiden tai toteutuneiden tuntien mukaan.

2.Vaurioiden laajuus kartoitetaan Yhtiö Oy:n toimesta tuntityönä tai ulkopuolisen tahon toimesta.

3.Yhtiö Oy tarjoaa korjausurakkaa kokonaisuudessaan uudella tarjouksella.Yhtiö Oy ei missään tapauksessa jätä piileviä vaurioita piiloon ja suorita remonttia loppuun vaurioiden löytyessä. Jos tilaaja ei halua Yhtiö Oy:n korjaavan vaurioita, laskutetaan tehdyt työt urakkaosuuksien tai toteutuneiden tuntien mukaisesti.

 

Piirrustukset ja suunnitelmat

Urakkaa suunnitellessa voidaan tehdä suunnitelmat joko suoraan Yhtiö Oy:n toimesta tai tilaaja voi halutessaan käyttää muita suunnittelutoimistoja. Monesti esimerkiksi keittiöpaketeista tulee suunnitelmat suoraan valmistajalta. Pidä tällöin huoli, että urakoitsijalla on kaikki suunnitelmat, joita urakan toteuttamiseen vaaditaan ennen tarjouspyynnön antamista. Saadessasi tarjouksen tarkasta, että suunnitelmat ovat kirjattuna tarjoukseen. Jos tarjouksessa on puutteita, pyydä tarjoukseen tarkennuksia.

 

Aikataulu

Urakan aikataulu sovitaan aina erikseen ja se tulee olla kirjattuna urakkatarjoukseen. Jos tilaajalla on aikatauluun liittyviä erikoistoiveita, niin näistä pitää muistaa aina kertoa tarjouspyynnön yhteydessä. Urakka-aikataulussa oletetaan, että kohteessa pääsee työskentelemään tehokkaasti kahdeksan (8) tuntia jokaisena arkipäivänä. Jos kohteessa on muutoin poikkeavat tai rajoitetut työajat, muista kertoa tästä tarjouspyynnön yhteydessä. Tarkasta, että urakka-aikataulu ja mahdolliset poikkeavat työajat ovat merkattu tarjoukseen. Jos tarjouksessa tältä osin puutteita, pyydä urakoitsijaa tarkentamaan tarjousta.

 

Muut urakoitsijat

Jos työkohteessa on muita urakoitsijoita, tulee tästä kertoa tarjouspyynnön yhteydessä. Urakoitsija vastaa ainoastaan oman työn etenemisestä ja näin ollen muiden urakoitsijoiden töiden myöhästyminen voi aiheuttaa tilaajalle mittavia lisäkustannuksia. Jos urakoitsija on varannut työkohteeseen henkilöstöä, ja nämä eivät pääse urakkatöitä muista töistä johtuen toteuttamaan, laskutetaan odotustunnit lisätyötuntihinnan mukaan.

Tästä johtuen Yhtiö Oy suosittelee valitsemaan kohteeseen yhden pääurakoitsijan, joka vastaa koko urakan aikataulusta ja työjärjestyksestä. Näin selkeytetään työmaata ja tilaajan vastuu odotustunneista siirtyy pääurakoitsijalle. Ilmoita aina muista kohteessa tehtävistä töistä ja urakoitsijoista tarjouspyynnön yhteydessä.

 

Laskutus

Urakkalaskutus toteutetaan tarjouksen mukaisesti. Yleensä Yhtiö Oy laskuttaa tehtyjä töitä kerran viikossa tai toteutuneiden työvaiheiden mukaisesti. Tarkasta tarjouksesta laskutusperusteet ja varaudu maksamaan töitä näiden mukaisesti. Jos tilaaja ei maksa laskujaan ajoissa, keskeytetään työkohteen työt siihen asti, kun avoimet laskut on maksettu. Yleensä myöhässä maksavien asiakkaiden kohdalla, Yhtiö Oy tulee jatkossa vaatimaan myös ennakkomaksuja.

 

Urakan aikana

Työjärjestys

Urakkakohteeseen on aina nimetty työnjohtaja, joka vastaa koko urakkakohteen työn edistymisestä. Kaikista huomautuksista, lisä- tai muutostyötilauksista jne. on aina syytä sopia työnjohtajan kanssa kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostitse. Näin vältetään epäselvyydet esimerkiksi urakkaan sisältyvien ja lisä- tai muutostöihin kuuluvista töistä. Epäselvyyksien välttämiseksi ei tilaajan tule antaa ohjeita tai työmääräyksiä suoraan kohteen työntekijöille vaan sopia aina kohteen töistä kohteen työnjohtajan kanssa.

 

Laadunvalvonta

Työt edistyvät parhaiten, kun urakkakohteessa urakoitsijalle annetaan työrauha. Tästä syystä kohteessa on hyvä aina sopia laatukatselmuksista erikseen työkohteen työnjohtajan kanssa. Laatukatselmuksista tehdään aina kirjallinen muistio, johon kirjataan mahdolliset puutteet ja korjausvaatimukset. Tästä muistiosta toimitetaan kopio kummallekin osapuolelle, esimerkiksi sähköpostitse.

 

Muutos- ja lisätyöt

Urakan aikana tehtävistä lisä- tai muutostöistä tulee sopia aina kirjallisesti (esimerkiksi sähköpostilla) työkohteen työnjohtajan kanssa. Pienemmät lisä- ja muutostyöt tehdään yleensä lisätyötuntihinnan mukaisella veloituksella toteutuman mukaisesti. Suuremmista muutoksista Yhtiö Oy tekee mielellään erillisen tarjouksen.

 

Työturvallisuus

Yhtiö Oy panostaa voimakkaasti työturvallisuuteen ja odottaa myös tilaajan kunnioittavan sekä itsensä että työntekijöiden turvallisuutta työkohteessa. Työkohteessa oleva ylimääräinen henkilöstö aina sekä hidastaa töitä, että heikentää työturvallisuutta. Tilaajan tulee kaikin mahdollisin keinoin edesauttaa työkohteen eristämisessä ja pyrkiä pysymään pois työkohteesta muutoin, kuin työnjohdon kanssa sovittujen tarkastuksien yhteydessä. Esimerkiksi tietyissä remonttikohteissa asutaan samaan aikaan, kun kohteessa urakoidaan. Erityisesti tällöin tulee tilaajan ja urakoitsijan sopia tarkoista rajoista, missä on turvallista kenenkin olla ja milloin. Työkohteen siisteys on yksi työkohteen turvallisuuden tärkeimmistä tekijöistä. Tilaajan tulee pitää huoli, ettei työkohteessa ole ylimääräisiä tarvikkeita tai materiaaleja ja että myös työkohteen kulkureitit pidetään vapaina ja puhtaina.

Jos työkohteessa havaitaan työturvallisuuspuutteita, tulee näistä ilmoittaa kirjallisesti välittömästi sekä kohteen työnjohtajalle, että urakoitsijan työsuojelupäällikölle sähköpostitse osoitteeseen määrittele sähköposti tai soittamalla yhtiön vaihteeseen määrittele vaihteen puhelinnumero.

 

Reklamaatiot

Ensisijaisesti on hyvä pyrkiä rakentavaan yhteistyöhön työmaalla ja keskustelemalla saada työnjohtajan kanssa selväksi, mitä asioita tilaaja haluaa työmaalla tehtävän. Puutteet tai kysymykset on hyvä toimittaa aina kirjallisesti työnjohtajalle keskustelun jälkeen, jolloin suullisen keskustelun lisäksi työnjohdolla on kirjallinen listaus asioista, jotka halutaan korjattavan. Jos jostain syystä kuitenkin yhteistyö työkohteessa työnjohtajan kanssa ei toimi, on hyvä tiedottaa tästä Yhtiö Oy:n johtoa, jotta asiassa voidaan aloittaa tarvittavat korjaustoimenpiteet. Tällöin tilaajan tulee reklamoida työkohteessa olevat ongelmat joko sähköpostitse osoitteeseen määrittele sähköpostiosoite.

 

Urakan jälkeen

Luovutustarkastus

Urakkakohteessa työn valmistuttua pidetään aina kohteen työnjohtajan ja tilaajan kanssa urakkatarkastus, jossa käydään läpi sekä urakanmukaiset, että lisä- ja muutostyöt. Luovutustarkastuksessa tulee tilaajan tuoda selkeästi esiin mahdolliset korjausvaatimukset ja tehtävä näistä selkeä lista, josta jää kopio kummallekin osapuolelle. Tämän jälkeen urakoitsija korjaa puutteet ja tilaaja käy listan oman kopionsa avulla tarkastamassa korjauksien laadun ja hyväksyy työjäljen. Luovutustarkastuksessa tulee kirjata kaikki puutteet mahdollisimman tarkasti. Näin Yhtiö Oy:n henkilöstö voi korjata puutteet yhdellä kertaa, milloin vältetään urakan jälkeisiä korjauskäyntejä.

 

Urakan jälkeiset korjauskäynnit

Joskus työkohteessa ei huomata luovutustarkastuksen yhteydessä kaikkia puutteita. Jos tilaaja kuitenkin huomaa puutteita tarkastuksen jälkeen, tulee näistä ilmoittaa kohteen työnjohtajalle kirjallisesti, mieluiten sähköpostitse. Urakan jälkeisistä puutteista, tai esimerkiksi jäljistä asennetuissa materiaaleista, on aina hankalaa näyttää, onko vahinko aiheutunut urakan aikana tai sen jälkeen. Tästä syystä Yhtiö Oy toivoo, että luovutustarkastus tehdään huolella ja kaikki mahdolliset virheet kirjataan tässä vaiheessa. Näin vältetään epäselvyyksiä ja ylimääräistä työtä.

Toivottavasti tästä ohjeesta on Teille hyötyä ja pystymme näin viemään urakkanne läpi tehokkaasti ja hyvässä yhteistyössä. Työnjohtajamme ja asiakaspalvelumme vastaavat mielellään kaikkiin heränneisiin kysymyksiinne.

 

Terveisin ,

Yhtiö

Nimi

Toimitusjohtaja

 

 

——— ASIAKIRJA PÄÄTTYY ———-

 

LATAA TILAAJANOHJE WORD-DOKUMENTTINÄ TÄSTÄ.

 

 

Terveisin

Henri Memonen

Järkevä – Ratkaisut

Henri Memonen