Järkevä - Laatukäsikirja

 

Tässä artikkelissa esitämme mallin laatukäsikirjaan. Malli on vapaasti käytettävissänne ja suosittelemme muokkaamaan sitä yhtiönne tarpeisiin sopivaksi.

Ohjeistus on ladattavissa word-dokumenttina tämän artikkelin lopussa.

 

——– ASIAKIRJA ALKAA ———

 

LAATUKÄSIKIRJA

Organisaatio

Organisaatiokuvaus

Toiminta-ajatus ja visiot

Strateginen suunnittelu

Johdon sitouttaminen

Asiakaskeskeisyys

Laatu

Kokoukset, tiedotus ja raportointi

Materiaalit, työkalut ja työmaahenkilöstö

Alihankinta

Toimitusperusteet

Riskianalyysi

Resurssien hallinta

Henkilöresurssit

Toiminnan mittaaminen

Talousperusteet

Laatuperusteet

 

 

1.   ORGANISAATIO

ORGANISAATIOKUVAUS

 

Yhtiö Oy:n organisaatio rakentuu seuraavista osista:

 

Yhtiön hallinto: Hallitus

Yhtiön ylin johto: Toimitusjohtaja, sähkötyönjohtaja ja talousjohtaja

Yhtiön toiminnallinen johto: Laskentapäällikkö, Hankintapäällikkö, Projektipäällikkö, Työmaapäälliköt

Yhtiön kärkimiehet ja asentajat: Kärkimiehet, Asentajat

Muu henkilöstö: Ostopalveluna alihankkijoilta (voidaan poiketa palkkaamalla itselleen tilanteen vaatiessa)

 

 

 
Näyttökuva (102).png

Organisaatiokaavio

 

 

TOIMINTA-AJATUS JA VISIOT

Yhtiö Oy:n tarjoaa määrittele toimiala ja asiakkuudet.

Vuosisuunnitelma sekä vuosittaiset tavoitteet määritellään aina erikseen vuosittain. Tavoitteet tiedotetaan ja toimitetaan koko yhtiön henkilöstölle.

 

STRATEGINEN SUUNNITTELU

Suunnittelemme palveluitamme ja asiakasryhmiämme aina vuositasolla tiedossa olevien hankkeiden perusteella. Kohteet ja alueet, joihin panostamme, arvioidaan asiakkaitten kysynnän ja omien resurssien perusteella. Riskiarvioinnin perusteella kehitämme sekä oman henkilöstön että sidosryhmiemme osaamista.

Pohja strategiseen suunnitteluun tulee aina kentältä; työmaapäälliköiltä, kärkimiehiltä, alihankkijoiden edustajilta, asiakkailta, sekä tarpeen vaatiessa muilta mahdollisilta tahoilta.

Strategisen suunnittelun havainnot ja pääsuunnat määritellään johdon katselmuksen yhteydessä. Johdon katselmuksen yhteydessä yhtiön johto toimittaa hallitukselle esityksen strategisista toimenpiteistä. Johto käyttää arvioperusteina ainakin aikaisemman tilikauden laatumittareilla, sekä kentän palautteella tehdyt kehitysehdotukset sekä strategiamuutoksen sisältämät taktiset ja tekniset toimintamuutokset.

 

JOHDON SITOUTTAMINEN

Johdosta enemmistö on sitoutettu yhtiöön omistussuhteella ja loput tulospohjaisella tulospalkkiolla.

Johdolle pyritään takamaan omatoiminen ja vastuullinen asema. Yrittäjähenkiseen toimintaan kannustetaan voimakkaasti.

 

ASIAKASKESKEISYYS

Asiakkaat ovat yhtiömme tärkein sidosryhmä ja heidän tarpeensa huomioidaan aina ensimmäisenä. Asiakkaille tarjotaan aina ainoastaan korkealaatuista työtä ja mahdolliset yhtiön toiminnasta aiheutuneet reklamaatiot korjataan välittömästi, ilman lisäkustannuksia asiakkaalle. Tärkeimpänä kriteerinä pidämme aina laatua.

 

LAATU

Yhtiömme työn laatu on aina korkeaa ja työ hyväksytetään asiakkaalla poikkeuksetta. Laatukysymyksissä noudatamme aina voimassaolevia lainsäädäntöjä ja viranomaismääräyksiä. Lisäksi noudatamme projektikohtaisesti toimialakohtaisia standardeja.

Alihankkijoiden työ tarkastetaan aina ennen luovutusta yhtiömme oman henkilöstön toimesta. Alihankkijoiden kanssa määritellään laatuvaatimukset yhtiön vaatimalle tasolle ennen alihankintatyön suorittamista. Alihankkijat eivät toimi hankkeissamme projektipäälliköinä vaan projektin johtovastuu on aina yhtiömme henkilöstöllä.

Kehitämme laatuamme asiakkaan palautteen, asiantuntijalausuntojen ja koulutusten muodossa.

Työturvallisuus luo perustan laadukkaalle työllemme ja yhtiön työsuojelupäällikkö vastaa työturvallisuuden ohjeistamisesta. Työmaalla esimiehen työsuojeluvastuu on korostettu. Jokainen henkilö koulutetaan työturvallisuuteen aina ala kohtaisten vaatimusten mukaisesti sekä perehdytetään työkohteiden turvallisuusjärjestelyihin. Alihankkijoiden kohdalla vaadimme tositteet perehdytyksen hoidosta. Sähkötyönjohtaja vastaa lainmukaisesti sähkötöiden johtamisesta sekä toiminnan kehittämisestä oman vastuualueensa osalta.

Kiinnitämme huomiota aina myös työn esteettiseen laatuun. Esteettinen laatu määritellään asiakkaan toimesta ennen työn aloittamista ja hyväksytetään asiakkaalla työn valmistuttua.

 

KOKOUKSET, TIEDOTUS JA RAPORTOINTI

Kokoukset

  • Yhtiömme hallitus kokoontuu tarvittaessa, kuitenkin vähintään yhden (1) kerran vuodessa.
  • Yhtiön johto kokoontuu tarvittaessa. Projektikohtaisissa asioissa kokoukset järjestetään aina projektipäällikön kanssa. Kokouksissa ilmenneet asiat tiedotetaan muulle henkilöstölle.
  • Laskentapäällikkö, hankintapäällikkö, projektipäälliköt ja työmaapäälliköt hoitavat projektikohtaisesti sovittujen rajojen mukaan kaikki projektin vaatimat kokoukset, kuten projekti-, työmaa- ja työsuojelukokoukset ja raportoivat näistä yhtiön johdolle.

 

Tiedotuksesta vastataan seuraavasti:

  • Toimitusjohtaja vastaa yhtiön hallinnollisten ja yleisten asioiden tiedottamisesta koko henkilöstölle.
  • Projektipäälliköt ja työmaapäälliköt vastaavat projektikohtaisten asioiden tiedottamisesta projektin sisällä.

 

Raportoinnista vastataan seuraavasti:

  • Yhtiön hallitus – Lain määräämät raportit osakkaille
  • Yhtiön toimitusjohtaja – Toimintaraportointi yhtiön hallitukselle
  • Talousjohtaja – Talousraportointi yhtiön hallitukselle
  • Hankintapäällikkä – Hankintaraportointi talouspäällikölle ja toimitusjohtajalle
  • Laskentapäällikkö – Laskentaraportointi talouspäällikölle ja toimitusjohtajalle
  • Projektipäälliköt ja työmaapäälliköt – Projektikohtainen raportointi yhtiön johdolle
  • Kärkimiehet ja asentajat – Projektikohtainen raportointi sekä poikkeusraportointi toimitusjohtajalle
  • Alihankkijat – Oman toimintansa raportointi projektipäällikölle ja poikkeusraportointi toimitusjohtajalle

 

2.   MATERIAALIT, TYÖKALUT JA TYÖMAAHENKILÖSTÖ

2.1. ALIHANKINTA

Yhtiö käyttää alihankintaa tarpeiden mukaan mahdollisimman laajasti. Työalihankintaa käyttäessä laaditaan toimittajan kanssa kirjallinen sopimus tilauksen tekijän toimesta. Alihankintaa on oikeus tilata yhtiön omalla henkilöstöllä ainoastaan yhtiön toimitusjohtajalla. Alihankintaorganisaatioden tulee aina täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset.

Yhtiö käyttää eri palveluntuottajien vuokrakalustoa urakoissaan.

 

2.2. TOIMITUSPERUSTEET

Toimitukset sovitaan aina projektikohtaisesti JIT-periaatteella. Henkilöstön toimitus sovitaan aina ennen projektin alkamista alihankkijan kanssa. Henkilöstö valitaan toimittajan kanssa yhteistyössä työn vaatimuksien perusteella. Työkalut tilataan tarveperusteisesti, kaikki alueen projektien tarpeet huomioiden.

Kaikki hankinnat hyväksyy hankintapäällikkö muun henkilöstön esityksistä.

 

2.3. RISKIANALYYSI

Materiaali- ja työkaluhankintojen riskinä ulkoistamisessa on riippuvuus alihankkijaan. Tähän varaudutaan suosimalla pitkiä alihankintasuhteita ja laajentamalla alihankintakenttää.

Henkilöstötarpeiden suhteen yhtiö pyrkii kouluttamaan omaa henkilöstöä mahdollisimman laajaan osaamiseen. Koulutuksen tuoma laaturiskin välttämiseksi valitaan projektille aina riittävän osaava henkilöstö. Henkilöstöresursseja laajennetaan kokeneen henkilöstön ja uusien tekijöiden sopivalla jakosuhteella. Henkilöstöä hankitaan projekteihin tarvittaessa myös aliurakoitsijoilta, joiden työtä valvotaan oman henkilöstön voimin.

Poliittinen kenttä vaikuttaa merkittävästi alan kysyntään johtuen kentän tilaajasta. Nykyinen poliittinen tahtotila lisämäärärahoineen tuo arviomme mukaan markkinoille kasvua. Poliittisen päätöksentekokentän muutokset voivat vaikuttaa merkittävästi kentän toimintaan.

Myös alan säätelyn yhdistäminen EU tasolla antaa uusille ulkomaalaisille toimijoille paremmat edellytykset markkinoilla toimimiseen joka voin näin ollen kasvattaa merkittävästi kilpailua. Yhtiön pienen koon sekä responsiivisen kulurakenteen ansioista poliittinen ja markkinakilpailullinen riski ei ole merkittävä.

Työmaan laaturiskejä hallitaan hyvällä projektisuunnitelulla sekä sisäisellä valvonnalla. Lisäksi Rakentamisen laatu Ry tulee tekemään vuosittain vähintään yhden työmaa-auditoinnin yhtiön urakkaan.

Urakoiden riskejä ja tarpeita kartoitetaan kartoituslomakkeen avulla. Lomakkeessa määritellään projektin työvaihekohtaiset tarpeet mahdollisimman tarkasti. Kartoituksen jälkeen urakasta tehdään tarjous yhtiön omalla tarjousmallilla joka sisältää ainoastaan kartoitetut työvaiheet. Yhtiön YSEssä määritellään laajasti sopimusteknillisiä asioita, joilla rajataan yhtiön sopimusriskejä.

 

3.   RESURSSIEN HALLINTA

3.1. HENKILÖRESURSSIT

Johdon henkilöresurssit ovat tällä hetkellä riittäviä yhtiön toiminnan kattamiseksi. Yhtiö palkkaa aina ensisijaisesti avainasemissa työskentelevät henkilöt omaan palvelukseensa.

Taloushallinnolliset palvelut on ulkoistettu, jolloin oman henkilöstön aika saadaan keskitettyä ydinliiketoimintaan.

Alihankkijoiden ja työntekijöiden erikoisosaamista pyritään laajentamaan tuomalla alihankkijat mukaan yhtiön omaan henkilöstöpolitiikkaan. Alihankkijoilta vaaditaan henkilöstön osaamisen laajentamista samalla tavalla, kun yhtiö kehittää omaa henkilöstöään.

Myös alihankkijoiden työntekijöiden osaamista kehitetään oman projektijohtomme toimesta. Pyrkimyksenä on aina kasvattaa henkilöstön osaamista henkilökohtaisen potentiaalinsa huippuun, sekä tarjota heille mahdollisuuksien mukaan haastavia ja kouluttavia työtehtäviä.

Työntekijöitä kohdellaan aina yhdenvertaisesti riippumatta siitä ovatko he yhtiön omilla palkkakirjoilla vai alihankkijan kautta tullutta henkilöstöä.

Henkilöresurssien pätevyyksiä seurataan ja ylläpidetään projektipäälliköiden toimesta. Pätevyydet tarkastetaan myös aina työmaaperehdyttämisen yhteydessä.

 

4.   TOIMINNAN MITTAAMINEN

4.1. TALOUSPERUSTEET

Yhtiön taloudellista kannattavuutta mitataan kuukausitasolla projekti- ja kustannuspaikkaperusteisesti. Kannattavuutta ylläpidetään kuitenkin kasvua vaarantamatta.

Mitattavat kohteet

  • Yhtiön tulos ja liikevaihto
  • Projektien tulokset
  • Kustannuspaikkojen tulokset

 

4.2. LAATUPERUSTEET

Reklamaatiot

Asiakasreklamaatiot tuodaan välittömästi yhtiön johdon tietoon ja käsitellään tapauskohtaisesti. Tämän lisäksi neljännesvuosittain arvioidaan omaa toimintaa käymällä läpi kaikki reklamaatiot. Toiminnan kehittämiseen ohjeistetaan raporttien perusteella ja koko henkilöstöä tiedotetaan raporttien sisällöstä.

 

Mitattavat kohteet:

  • Reklamaatioiden määrä
  • Reklamaatioiden hoidon onnistuminen

 

Tavoite reklamaatioiden onnistuneisiin hoitoihin on 100%, joka on toistaiseksi tavoitettu.

 

Asiakaspalaute

Asiakaspalaute käydään myös positiivisista asioista läpi jokaisen projektin yhteydessä. Asiakkaan antaman palautteen sekä omien työmaahavaintojen perusteella laaditaan projektiraportti. Raporttiin sisällytetään keskeisimmät kohdat asiakaspalautteesta. Asiakaspalautteen hankinnasta vastaa toimitusjohtaja ja projektipäälliköt.

 

Sisäinen kehittäminen

Työmaatoimintojen kehittämistä kannustetaan koko yhtiön henkilöstöä ja alihankkijoita jatkuvaan toiminnankehittämiseen. Henkilöstö on ohjeistettu ilmoittamaan kehitysehdotukset aina suoraan toimitusjohtajalle.

 

Mitattavat kohteet:

  • Uudet työskentelytavat määrällisesti
  • Uusien työskentelytapojen onnistunut implementointi muihin projekteihin yhden (1) kuukauden sisällä

 

 

———- ASIAKIRJA PÄÄTTYY ———

 

LATAA LAATUKÄSIKIRJA WORD-DOKUMENTTINA TÄSTÄ.

 

Terveisin

Henri Memoen

Järkevä – Ratkaisut

Henri Memonen